Una residencia es un apartamento o una casa en una asociación de vivienda. La junta directiva de una asociación de vivienda está formada por un presidente, un tesorero y un secretario. Puede ser la misma persona o diferentes personas. No es obligatorio Poner un tesorero o un secretario. Una residencia tiene un dueño, también un inquilino y un responsable si corresponde. El responsable es el encargado de pagar el mantenemiento. No hay diferencia de las personas en la junta. transacciones El sistema realiza un seguimiento de quién registra las transacciones. Tampoco hay diferencia entre las personas relacionadas con la residencia. Todas pueden iniciar sesión y ver los informes. Una persona puede estar registrada en muchas asociaciones de vivienda con el mismo usuario registrado.
Un miembro de la junta agregará al propietario, al inquilino y al responsable. Si se agrega un correo electrónico a una persona, el sistema enviará un correo electrónico con instrucciones sobre cómo registrarse en el sistema. Después de eso, podrán iniciar sesión. Entra y mira los informes.
Las etiquetas de residencia no tienen influencia en la contabilidad. Son solo una forma conveniente de agrupar residencias. Una etiqueta podría ser "Edificio A" y si todos los apartamentos en el edificio A tienen esta etiqueta, es fácil filtrarlos de los demás.s
Un producto es algo que la comunidad de vecinos puede vender a través de facturas a las residencias. Ya hay un producto permanente en el sistema: Mantenemiento. Puedes hacer otro productos si quieres vender algo más a las residencias.
Puedes facturar una o más residencias a la vez, y puedes determinar el número de días que tienen antes del vencimiento de la factura. Si una factura de "Mantenemiento" no se paga antes de la fecha de vencimiento, la residencia aparecerá en el reporte de residencias que adeudan pago de "Mantenemiento". En la lista de facturas hay un botón para registrar un pago. Si una residencia no paga el precio completo, puede hacer una nota de crédito en la factura. Un botón para hacer una nota de crédito también se encuentra en la lista de facturas.
Si la comunidad de vecinos tiene una cuenta bancaria, se puede hacer un pago a la cuenta. También se puede hacer en efectivo. El tesorero de la comunidad de vecinos debe registrar todas las transacciones para que el sistema esté actualizado.
Un tipo de gasto es algo que compra la asociación de vivienda. Puede ser EDEESTE en la categoría 'Electricidad', puede ser 'Jabón' en la categoría 'Limpieza y decoración', salario del vigilante en la categoría 'Empleados' o honorarios al banco en la categoría 'Honorarios'. Debe crear un tipo de gasto antes de poder realizar una compra.
Una compra es algo que compra la asociación de vivienda. Resulta en un gasto.
Un tipo de venta es algo que vende la asociación de vivienda, como una batería vieja o cualquier ingreso que necesites para registrarte en kanowa. Tienes que crear un tipo de venta antes de poder realizar una venta.
Una venta se puede usar de diferentes maneras para registrar un ingreso que no proviene de una factura a una residencia. Se puede usar al vender una batería vieja o se puede usar en la configuración inicial al registrar los fondos de la Residencial.
Un libro de contabilidad tiene toda la contabilidad de un mes. Al final del mes, cuando se registran todas las transacciones del mes, el tesorero debe cerrar el mes y se creará un libro de contabilidad para el mes siguiente. No se pueden registrar transacciones en un mes cerrado.
El sistema hará un seguimiento de cuánto dinero hay en efectivo y cuánto hay en la cuenta bancaria. Si el dinero se retira o se deposita en la cuenta bancaria, esta transacción se puede registrar con una 'transferencia de fondos'.
Si una residencia paga una factura y no tiene el monto exacto, el dinero que exceda el monto de la factura se registrará como saldo de la residencia. El saldo se puede usar para pagar otras facturas que se pueden pagar a la residencia y registrar con un 'saldo fuera'.
Hay tres informes en el sistema. Un informe con residencias, con pagos atrasados. Otro informe muestra el estado del mes. Y el tercer informe muestra detalles de los costos con fotos de recibos. Se puede ver todo el informe. por cada residencia.